Työnhakijoiden tietosuojaseloste

Yleistä

Tässä asiakirjassa kuvataan henkilötietojen käsittely Abloy Oy:n rekrytoinnissa. Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle sekä valvontaviranomaiselle.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Nimi: Abloy Oy
Postiosoite: Wahlforssinkatu 20, 80100 Joensuu
Puhelinvaihde: 020 599 2501
Y-tunnus: 0774324-5
Sähköpostiosoite: tietosuoja@abloy.com

Tämän sähköpostiosoitteen kautta käsitellään vain tietosuojaan liittyviä asioita.

Kaikkiin muihin asioihin, ole hyvä ja tarkista oikeat yhteystiedot osoitteesta www.abloy.fi.

Kenen tietoja käsittely koskee?

Rekisteröityjä ovat työnhakijat, jotka ovat hakeneet avoinna olevia Abloy Oy:n työtehtäviä tai jättäneet avoimen hakemuksen rekrytointia varten.

Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että oikeutettuihin etuihin perustuva käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.

Rekisteröidyn henkilötietoryhmät

Tietoryhmän käsittelyn tarkoitus

Käsittelyperuste

Henkilön perustiedot ja täydentävät tiedot työtehtävän mukaisesti.

Rekrytointivaiheessa käsitellään sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä työnhakijan soveltuvuutta hänen hakemaansa tarjolla olevaan työtehtävään.

Rekisteröidyn suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu tarvittavan ja ammattitaitoisen henkilökunnan palkkaamiseen

 

Rekisterinpitäjä ei suorita automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

Mitä tietoja käsitellään?

Henkilötietoryhmä

Tietosisältö

Perustiedot

Etu- ja sukunimi, syntymäaika, osoite, postinumero ja toimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, valokuva

Koulutus- ja työkokemustiedot:

Koulutus, kielitaito, työkokemus, mahdollinen erityisosaaminen,

Muut työnhakijan antamat tiedot

Mahdolliset suosittelijat työnhakijan toiveet: toimiala, sijainti, työtehtävä, työaika- ja käytettävyystiedot (esim. kokoaikainen/ osa-aikainen, päivätyö), palkkatoivomus ja muut rekisteröidyn toimittamat tiedot

Soveltuvuusarviointi

Mikäli rekrytoinnissa tehdään soveltuvuusarvio, arvioidaan tällöin hakijan toiminnallinen ja sosiaalinen soveltuvuus tehtävään. Arviointiraportti toimitetaan hakijalle itselleen ja Abloy Oy:lle.

Taustaselvitykset

Hakijalle tehdään yhtiön toimialan ja työtehtävien asettamien vaatimusten mukaiset taustaselvitykset (henkilöllisyyden todentaminen, terveydentilaselvitys, luottotietojen tarkistus, suppea turvallisuusselvitys) osana rekrytointiprosessia. Hakijalta pyydetään aina erillinen lupa em. taustaselvitysten tekemistä varten.

 

Miten henkilötiedot kerätään?

Rekisteröidystä käsitellään rekisteröidyn itsensä antamia tietoja. Tiedot kerätään työnhakijan toimittamasta työpaikkahakemuksesta (avoimesta tai tiettyyn tehtävään kohdistetusta hakemuslomakkeesta), koulu-, työ- ja/tai muista todistuksista sekä työnhakijan mahdollisessa haastattelussa ja/tai työsuhteen aikana antamista tiedoista.

Henkilötietoa täydennetään tarvittaessa työnhakijasta laadittujen henkilöarviointien tiedoilla, taustaselvityksen tiedoilla ja suosittelijoiden tiedoilla, mikäli työnhakija on antanut tähän suostumuksensa lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) mukaisesti.

Suostumus ei kuitenkaan ole tarpeen silloin, kun viranomainen luovuttaa tietoja Abloylle tämän laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tai kun työnantaja hankkii henkilöluottotietoja tai rikosrekisteritietoja luotettavuuden selvittämiseksi. Abloy ilmoittaa rekisteröidylle etukäteen tätä koskevien tietojen hankkimisesta luotettavuuden selvittämistä varten.

Jos tietoja on kerätty muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, Abloy ilmoittaa saamistaan tiedoista ennen kuin niitä käytetään rekisteröityä koskevassa päätöksenteossa.

Minkälaisille vastaanottajille tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja käsittelee Abloyn rekrytoinnista vastaavat henkilöstöhallinnon työntekijät ja erikseen määritellyt rekrytoinnista vastaavat esimiehet.

Vastaanottaja

Luovutuksen tarkoitus

Luovutuksen peruste

Rekrytointipalvelun tarjoajat

Rekrytoinnin toteuttaminen.


Rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan välinen sopimus

Soveltuvuusarvioiden tarjoajat

Mikäli rekrytoinnissa hyödynnetään soveltuvuusarviointia rekisteristä luovutetaan työnhakijan nimi ja yhteystiedot Abloyn soveltuvuusarvioinneista vastaavalle yhteistyökumppanille.

Rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan välinen sopimus


Taustaselvityksien tekijät

Taustaselvityksien (terveydentilaselvitys, luottotietojen tarkistus, suppea turvallisuusselvitys) tekeminen

Rekisteröidyn suostumus, lakisääteinen velvoite tai oikeus

Palveluntarjoajat

Tietojärjestelmien ylläpito ja tukitehtävät


Rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan välinen sopimus

ASSA ABLOY -konserni

Rekrytoinnin hyväksyminen määriteltyjen tehtävien osalta


Rekisterinpitäjän ja konserniyhtiön välinen sopimus

ASSA ABLOY -yhtiö

Työntekopaikka muun ASSA ABLOY yhtiön toimipaikka 

Rekisterinpitäjän ja konserniyhtiön välinen sopimus

 

Käsitelläänkö henkilötietoja EU:n ulkopuolella?

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle pois lukien työtehtävät, joiden sijaintipaikka on EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolella. Käytämme tietojen siirrossa EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle EU komission hyväksymiä vakiosopimusehtoja asianmukaisten suojatoimien toteuttamiseksi.

Mitkä ovat henkilötietojen säilytysajat?

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Hakemukset

Säilytysaika

Avoimet hakemukset

Työnhakija voi valita hakemuksen säilytysajaksi joko 6 tai 12 kuukautta hakemuksen jättöpäivästä, jonka jälkeen työnhakijan tiedot poistuvat työnhakijarekisteristä.

Tiettyyn tehtävään kohdistettu hakemus

Työnhakija voi halutessaan antaa luvan hakemuksensa käyttämiseen myös muissa avoimissa tehtävissä. Hän voi valita hakemuksen säilytysajaksi joko 6 tai 12 kuukautta, jonka jälkeen työnhakijan tiedot poistuvat työnhakijarekisteristä. Työnhakija voi valita myös vaihtoehdon, jossa hän ilmoittaa, että hänen hakemustaan ei saa käyttää muissa avoimissa tehtävissä, jolloin hän valitsee hakemuksen säilytysajaksi nolla (0) kuukautta.

 

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Tietojen oikaiseminen ja poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen, niin rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Ennen suostumuksen antamista saat ohjeistuksen suostumuksen peruuttamisesta tai tarvittaessa voit peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla tästä osoitteeseen tietosuoja@abloy.com.

Miten rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan?

Kaikissa henkilötietojesi käsittelyasioissa voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään.

Nämä pyynnöt tulee toimittaa yllämainittuun rekisterinpitäjän yhteysosoitteeseen.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilötietojen käsittely ei ole lainmukaista.

Miten rekisteri on suojattu?

Käsittelemme henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla.

Abloy Oy on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti.

Rekisteriaineistot ovat suojattuina lukituissa tiloissa, pääsy valtuutetuilla henkilöillä sekä järjestelmiin tallennettuihin henkilötietoihin on käyttöoikeus vain ennalta määritetyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietotekniset ympäristöt ovat suojattu asianmukaisin palomuurein ja teknisin suojauksin.

Abloy Oy:n työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Muutamme ja päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Informoimme muutoksista Abloyn työnhakua koskevista osoitteessa www.abloy.com/tietosuoja.

Vastaamme tietosuojaan liittyviin kysymyksiin osoitteessa: tietosuoja@abloy.com.

Tietosuojaselosteen laatimispäivämäärä: 21.5.2018